浙江省互联网协会档案管理制度

第一章 总则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和工业和信息化部、浙江省通信管理局有关档案工作的规定，特制定本办法。

第二条 档案管理工作是浙江省互联网协会（以下称“协会”）基础工作的组成部分，是维护协会历史真实面貌的一项重要工作，必须将其列入重要议事日程和职责范围。

第二章 文件材料形成与归档

第三条 本办法所指的文书材料是秘书处各部室、所属各分支机构在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录及会员单位上报的档案材料。

第四条 文件材料归档范围是：

（一）反映本协会主要职能活动和基本历史面貌的，对本协会工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）协会工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本协会需要贯彻执行的管理部门、同级协会的文件材料；分支机构报送的重要文件材料；

（四）其他对本协会工作具有查考价值的文件材料。

第五条  文件材料不归档范围是：

（一）管理部门的文件材料中，普发性不需本协会办理的文件材料，任免、奖惩非本协会工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本协会文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，协会内部互相抄送的文件材料，本协会负责人兼任外单位职务形成的与本协会无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级协会的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）分支机构的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第六条  文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条  永久保管的文书档案主要包括：

（一）本协会制定的规章制度文件材料；

（二）本协会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本协会职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本协会关于重要问题的请示与管理部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本协会机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本协会房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）同级协会、分支机构关于重要业务问题的来函、请示与本协会的复函、批复等文件材料。

第八条  定期保管的文书档案主要包括：

（一）本协会职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本协会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本协会人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本协会一般性事务管理文件材料；

（五）本协会关于一般性问题的请示与管理部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）管理部门制发的属于本协会业务的一般性文件材料；

（七）管理部门和同级协会制发的非本协会主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级协会、分支机构关于一般性业务问题的来函、请示与本协会的复函、批复等文件材料；

（九）分支机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 协会形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行，专人负责归档，其中会计档案在财务部门保管满两年后按规定编制目录后向档案室移交。

第十条  协会对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。

协会应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条  协会联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条  归档要求

归档的文件材料必须做到分类准确、科学，排列系统，符合文件形成规律；案卷纸质优良，字迹耐久（不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和复写纸书写），图像清晰，案卷式样、目录格式符合国家标准。

第十三条  档案归档时间

按年度在次年三月前由职能部门将应归档的文件材料向本单位档案室移交归档，档案室应在八月底前完成上年度文件材料的归档任务。

第十四条  档案文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入本部门管理工作程序，列入年度计划，列入各部门职责范围和有关人员岗位责任制。

第十五条  档案整理、编号与排架

会计档案、员工档案类分类、整理和排架按国家财政部、人事部有关规定执行。

第三章 档案管理

第十六条  档案保管

（一）接收档案必须认真验收，办理交接手续。

（二）存放档案必须专库、专柜（架）。

（三）缩微胶片、照片、磁带存放要用密封盒，胶片页夹和照片档案盒，按编号顺序排列在胶片柜或照片档案柜内，缩微母片和拷贝要分别存放。

（四）电子储存介质要存放在防潮柜内，定期检查，按规定时间进行翻录、保存。

（五）库藏档案要定期清理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制。档案移交、作废要及时登记和办理有关手续，做到保存有据。

（六）档案管理人员变动，必须办理档案交接，手续完备。

（七）档案库房要求：

1．库房内温湿度控制在温度18—24摄氏度，相对湿度45—60%的规定要求内；库房内科学地安装温湿度记录仪表。

2．保存档案的库房，必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防有害生物和防污染等安全措施；库房内门、墙壁、地板应无孔洞，不放水和食物；档案柜内要经常放置防虫药物；库房周围不放易爆、易燃物品，房内严禁吸烟；电灯、电线随坏随修，并每季度检修一次；库房内外合适的地方放置灭火器。

3．非库房管理人员，不经批准，不得进入档案库房。

4．档案库房不采用自然光源，窗户用布帘遮阳；档案在任何情况下均避免阳光直射。

5．档案库房管理人员每天都要对库房进行观察和检查。

第十七条  档案销毁

销毁档案必须严格按照国家档案局或行业主管部门制定的各类保管期限进行。经过鉴定需要销毁的档案，须由鉴定工作小组写好书面报告，编制销毁清册一式二份，经分管领导批准后，方可销毁。

销毁档案必须在指定地点，两人现场监销，并在销毁清册上签字。销毁专业档案时，应由档案部门及相关业务部门共同派员负责监销。

第十八条  档案统计工作

档案部门建立档案的接收、移交、保管、利用等情况的登记制度；

档案统计年报按照《全国档案事业统计年报制度》要求，认真填写，数据准确。

第十九条  档案管理现代化

档案管理现代化是现代化管理的组成部分，要列入局现代化管理的整体计划中统筹安排。档案管理要积极配合办公自动化进程，在管理好纸质档案的同时，管理好电子文档。

第二十条  档案部门要按上级有关规定，向有关档案馆移交档案。

第二十一条  档案管理费用开支，可按规定在管理费中列支。

第四章 档案信息开发利用

第二十二条  档案信息开发利用是档案管理一项重要内容，要积极主动地开展档案信息的开发利用工作，为行业服务。

第二十三条  档案的借阅、复印、保密、利用按档案利用开发有关制度执行。

第二十四条  本办法由协会秘书处负责解释。

第二十五条  本办法自2024年8月1日起施行。